La farmacia digitale

3 Novembre 2021

Scegliere un gestionale per la farmacia: guida alla scelta

gestionale per la farmacia

Sulle spalle del titolare della farmacia ricadono innumerevoli incombenze e perciò deve per forza, da una parte, delegarle ai suoi collaboratori e, dall’altra, integrare soluzioni informatiche che lo aiutino a gestirle.

La scelta del software gestionale per la farmacia è, infatti, un passo molto importante per aprire una farmacia che impatta significativamente sull’operatività quotidiana e quindi sul successo dell’attività.

Tuttavia, in commercio ci sono decine di software per la farmacia: come individuare quello più adatto alle proprie esigenze?

Ecco una guida per la scelta del gestionale per la farmacia.

Analisi delle esigenze

Prima di esaminare i criteri da impiegare nella scelta del gestionale per la farmacia, è opportuno riflettere sulla propria attività, individuando le esigenze che il software dovrà soddisfare.

Bisogna rispondere quindi alla domanda: “Cosa devo fare in farmacia ogni giorno?”

Indubbiamente, la prima risposta è “Vendere”, ma dietro l’apparente immediatezza dell’attività si nascondono alcuni elementi di complessità.

In primo luogo, bisogna considerare la natura dell’articolo venduto, se interno o esterno al circuito del Sistema Sanitario Nazionale: è quindi obbligatorio non solo tenere traccia delle vendite, ma anche distinguere le due tipologie.

Come diretta conseguenza di questa prima considerazione, il farmacista deve interfacciarsi con la propria ATS e comunicare con il SSN.

In particolare, deve poter gestire:

  • La ricetta dematerializzata, che viene processata attraverso il sistema informatico Sogei per verificare l’autenticità del NRE e la sua assegnazione al codice fiscale del richiedente, e inviare i dati al SSN riguardanti l’erogazione e le fustelle;
  • Il webcare, cioè l’assistenza integrativa (celiachia, ossigeno liquido, diabetica, …) per cui la farmacia non tiene prodotti direttamente nel punto vendita, ma li distribuisce per conto dell’ATS, che è il soggetto che effettivamente li acquista.

Altro aspetto centrale per mantenere ben oliata la macchina di vendita è il monitoraggio del magazzino e la gestione degli ordini presso fornitori e grossisti: l’attività deve essere svolta in tempo reale per garantire che il cliente trovi sempre sugli scaffali gli articoli di cui ha bisogno.

Ad abbracciare tutti questi temi c’è quello della contabilità e dell’amministrazione.

La registrazione dei dati inerenti alla propria attività, in particolare introiti e spese, è cruciale per renderla redditizia, intervenendo sulle proprie politiche di prezzo, valutando alternative per l’approvvigionamento delle merci e bloccando per tempo perdite di denaro.

Idealmente, poi, questi dati possono essere usati per gli adempimenti fiscali, senza ulteriori passaggi o elaborazioni.

Tutte queste attività dovrebbero poter essere svolte appoggiandosi su un’infrastruttura sufficientemente potente da eseguire rapidamente le operazioni richieste, ma senza che la sua manutenzione gravi eccessivamente sulle proprie tasche.

In aggiunta, il farmacista potrebbe avere il desiderio di interfacciare il proprio software gestionale con altri sistemi esterni alla sua farmacia per assecondare strategie di espansioni commerciale su altri canali, come quello online.

eCommerce per la farmacia

Principali funzionalità dei software per farmacia

In funzione delle esigenze così delineate, il software gestionale per la farmacia dovrà avere diverse funzionalità.

La prima priorità di tutti i farmacisti è gestire efficacemente vendite e prodotti.

Il software gestionale deve organizzare il catalogo degli articoli inserendo le informazioni sui prodotti e, se previsti, mutualità e rimborsi. Il collegamento con le banche dati del farmaco permettono di mantenere i dati aggiornati in modo automatico.

Il gestionale della farmacia deve anche poter monitorare i quantitativi di merce nel punto vendita e quelli in magazzino, aggiornandoli automaticamente in base ad acquisti e vendite.

In questo modo il farmacista ha una visione d’insieme delle sue scorte e nel momento in cui la disponibilità scende oltre una certa soglia il gestionale deve preparare automaticamente un modulo per effettuare un ordine per gli articoli carenti.

In questo modo si evitano accumuli in magazzino di articoli bassorotanti e si mantengono sempre disponibili quelli altorotanti per performance migliori.

Infine, il software gestionale deve poter fare da ponte tra la farmacia e l’ATS, e presentare gli strumenti per eseguire i processi richiesti dal SSN.

Tutte queste attività devono poter essere gestite da un sistema unico, indipendentemente che si stia operando all’interno o all’esterno del SSN, cosicché il farmacista:

  • Non debba gestire più strumenti;
  • Abbia una visione completa dei due comparti.

Molti farmacisti sono soddisfatti da queste funzionalità, ma in realtà non sfruttano appieno tutte le potenzialità di un software gestionale per la farmacia: molti di essi, infatti, integrano altri strumenti che alleggeriscono ulteriormente il carico operativo.

Nella gestione del magazzino si può, per esempio, aggiungere un monitoraggio basato sulle date di scadenza dei prodotti in magazzino per assicurare che raggiungano gli scaffali in tempo per essere venduti.

Il software può anche gestire la contabilità, occupandosi della prima nota e notificando eventuali scadenze imminenti.

Inoltre, un gestionale per la farmacia può creare valore sfruttando i dati che ogni giorno vengono immessi nel sistema.

Statistiche avanzate, come il margine medio, il margine per scontrino e il margine per operatore portano a una visione più completa e dettagliata della propria attività su cui basare strategie commerciali altamente performanti.

Soluzioni più avanzate offrono architetture in cloud che riducono sensibilmente i costi del gestionale, eliminando l’infrastruttura informatica e la necessità sia di server che di licenze, e permettono di interfacciarsi con il sistema anche da dispositivi mobile.

Se il farmacista vuole puntare sull’eCommerce per la farmacia per raggiungere un pubblico nazionale e creare nuove opportunità di vendita, il software gestionale dovrà poter essere compatibile con la piattaforma di vendita digitale.

In questo modo con la soluzione già implementata nel punto vendita fisico si potranno gestire tutti gli aspetti logistici anche online e sfruttare tutte le automazioni già implementate.

Farmakom è la piattaforma di eCommerce per la farmacia leader in Italia che può integrarsi con tutti i software gestionali per la farmacia del nostro Paese.

In questo modo il farmacista potrà caricare in modo completamente automatico tutte le sue referenze, mantenendole aggiornate grazie alla banca dati del farmaco di riferimento, e impostare quantitativi di merce in magazzino da riservare o all’eCommerce o al punto vendita fisico.

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